Zastanawiasz się nad utworzeniem spółki za pomocą systemu S24? A może już zarejestrowałeś spółkę? Pamiętaj, że sama rejestracja to nie jedyny obowiązek związany z zakładaniem spółki. W artykule przedstawiamy listę podstawowych obowiązków, które ciążą na każdej spółce po uzyskaniu przez nią wpisu do rejestru. W konkretnym przypadku te obowiązki mogą wyglądać nieco inaczej (np. obowiązek dodatkowych zgłoszeń), aczkolwiek poniżej wskazane stanowią te które dotyczą większości spółek zakładanych przez S24.
Zgłoszenia do urzędu skarbowego
Każda spółka powinna złożyć tzw. zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających (NIP-8). Są to dane, których nie można zawrzeć w zgłoszeniu do KRS, a które są potrzebne administracji podatkowej. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu NIP-8. Termin to 21 dni od daty wpisu spółki do rejestru, jeśli jednak spółka zamierza będzie odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne pracowników, termin wynosi 7 dni.
Od wpłaconego kapitału zakładowego spółki należy zapłacić 0,5% podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) oraz złożyć deklarację na formularzu PCC-3. Czynności te spółka powinna wykonać w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego (od dnia następującego po dniu, w którym dokonano czynności opodatkowanej).
Jeśli spółka jest obowiązana do odprowadzania podatku VAT lub pomimo braku takiego obowiązku, wspólnicy chcą, aby była płatnikiem podatku VAT, należy zarejestrować spółkę jako płatnika VAT. Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R, przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT.
Zgłoszenia do ZUS
W przypadku spółki wieloosobowej (kilku wspólników lub udziałowców) – obowiązki te dotyczą jedynie spółki zatrudniającej pracowników – zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i zlecenia. Nie trzeba zgłaszać zleceniobiorcy, który jest uczniem lub studentem i podlega z tego tytułu obowiązkowemu ubezpieczeniu w ZUS. Zgłoszenia należy dokonać na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA – w zależności od tego czy pracownik (zleceniobiorca) podlega wszystkim ubezpieczeniom, czy też tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Termin to 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego, a więc od dnia nawiązania stosunku pracy lub zlecenia.
W przypadku jednak osoby rozpoczynającej prowadzenie działalności w formie 1-osobowej spółki z o.o. – należy dokonać zgłoszenia wspólnika jako płatnika składek oraz jako osobę ubezpieczoną (ZUZ ZFA i ZUS ZUA) niezależenie od zatrudnienia pracowników.
Rachunek bankowy dla spółki
Spółka powinna mieć własny rachunek bankowy – jest to niezbędne m. in. do rozliczeń z Urzędem Skarbowym.
Kto jest uprawniony do dokonania zgłoszeń
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, do działania za spółkę jest uprawniony zarząd. Jeśli zarząd składa się z dwóch lub więcej członków, a umowa spółki nie stanowi inaczej, spółkę z o.o. reprezentują działający wspólnie dwaj członkowie zarządu albo jeden członek zarządu z prokurentem. W przypadku spółki jawnej, co do zasady każdy ze wspólników może reprezentować spółkę. Spółkę komandytową, reprezentuje każdy komplementariusz, którego nie pozbawiono prawa do reprezentacji.
Gdzie znaleźć potrzebne formularze
Wspomniane w artykule formularze znajdują się m. in. na stronach internetowych ZUS i Ministerstwa Finansów:
- http://www.zus.pl/default.asp?p=1&id=1083
- http://www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/e-deklaracje/formularze/pit
Warto korzystać z tych stron, bo wtedy mamy pewność, że korzystamy z aktualnych formularzy. Podczas ich wypełnienia niezbędne okażą się m.in. takie informacje jak:
- adres miejsca prowadzenia działalności;
- adres do doręczeń;
- adres przechowywania dokumentacji rachunkowej;
- rachunek bankowy do zwrotu podatku lub nadpłaty (nazwa banku, numer rachunku, posiadacz rachunku);
- czy spółka zatrudnia pracowników, jeśli tak – data zatrudnienia pierwszego pracownika/zleceniobiorcy;
- czy obroty spółki do końca tego roku przekroczą 60 000 zł; jeśli nie czy czy spółka ma korzystać ze zwolnienia od podatku VAT;
jeśli spółka nie korzysta ze zwolnienia z VAT, czy spółka będzie się rozliczać z VAT kwartalnie czy miesięcznie; - czy spółka będzie dokonywała wewnątrzwspólnotowych transakcji np. dostawy lub nabycia towarów lub usług, jeśli tak, jaka jest
- przewidywana data rozpoczęcia dokonywania tych transakcji;
- czy spółka zatrudnia pracowników (jeśli tak, powinni ich sami zgłosić – na formularzu potrzebny jest podpis pracownika).
Podsumowanie
Sama rejestracja spółki za pomocą S24 – choć szybka, to jeszcze nie koniec formalności z rozpoczęciem działalności. Powyżej wskazaliśmy najważniejsze formalności, których należy dopełnić. W tym momencie z pewnością warto skorzystać z pomocy biura księgowego, które będzie obsługiwało naszą spółkę lub kancelarii prawnej – tak aby z pewnością niczego nie pominąć i dokonać prawidłowych zgłoszeń.
