Otrzymałeś maila od takich podmiotów jak „Bądźmy Legalni”, „Legalni z Prawem” czy „Kancelaria Liberty” z informacją o grożącej odpowiedzialności za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia zbiorów danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO)? Urząd zaleca aby nie odpowiadać na tę korespondencję oraz informuje, że działalność tych podmiotów prowadzona jest bez wiedzy i akceptacji organu ds. ochrony danych osobowych.
Prowadzony mailing to jedynie dezinformowanie przedsiębiorców i ich zastraszanie. Mimo jednak, że samego mailingu nie musimy się obawiać – wspomniane podmioty nie posiadają żadnej mocy sprawczej, o której piszą w mailu, to warto jednak niezależnie od tego zadbać o zgłoszenie swoich zbiorów danych do GIODO – jeżeli oczywiście istnieje taki obowiązek. Przykładowe zbiory danych, które podlegają zgłoszeniu to zbiory związane z realizacją umowy sprzedaży, czy też zbiory, których celem jest prowadzenie marketingu.
Jak wygląda przykładowa wiadomość od Stowarzyszenia „Bądźmy legalni”
Poniżej zamieszczamy przykładową wiadomość przesyłaną przez podmiot określający się jako Stowarzyszenie „Bądźmy Legalni”:
Witamy serdecznie,
Rozpoczynając naszą akcję „BEZPIECZNA WIOSNA DLA KLIENTÓW” pragniemy zauważyć, że Państwa strona www nie jest jeszcze zarejestrowana w GIODO a jest do tego prawnie zobligowana.
Każda strona lub sklep posiadająca elementy takie jak: newsletter, formularz kontaktowy, rejestracyjny, logowanie itp bezwzględnie muszą być zarejestrowane w GIODO.Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku. Dane osobowe to według Art. 6 Ustawy o ochronie danych osobowych, „wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej”. Chodzi o takie elementy, mniej lub bardziej specyficzne, które pozwalają określić pośrednio lub bezpośrednio tożsamość danej osoby np. nazwisko, imię, adres zamieszkania, nr telefonu – czyli dane, które klient e-sklepu podaje podczas zawierania transakcji. W grupie tej znajdzie się także adres e-mail – często bowiem jest imienny i oraz adres IP, który może być daną osobową (informacja o tym jest możliwa do uzyskania z innych źródeł) jest zobligowana do spełnienia obowiązku rejestracji w GIODO.
GIODO może nałożyć karę grzywny w postępowaniu administracyjnym dla osób prawnych lub jednostek organizacyjnych jednorazowo w kwocie do 50 tys. zł i może ją nałożyć maksymalnie 4 razy w jednym postępowaniu, co daję nam kwotę 200 tys. zł, w przypadku osób fizycznych jednorazowa kara grzywny może wynieść maksymalnie 10 tys. zł, ale razem nie mogą przekroczyć 50 tys. zł w jednym postępowaniu.
W związku z powyższym Stowarzyszenie „Bądźmy Legalni” wzywa Państwa do dokonania stosownej rejestracji zbioru danych osobowych wraz z uzupełnieniem niezbędnej i wymagalnej dokumentacji w terminie 3 dni.
W przypadku braku rejestracji zmuszeni będziemy do złożenia doniesienia o popełnieniu przestępstwa oraz zawiadomienia o wszczęcie procedury kontrolnej GIODO.Informujemy również, że nasze Stowarzyszenie nie świadczy usług prawnych, porad, konsultacji itp.
W przypadku pozyskania wiedzy w zakresie rejestracji i dokumentacji rejestracyjnej proponujemy kontaktować się z podmiotami, które świadczą profesjonalne usługi z w/w zakresu:[…]
Z poważaniem
Marek Dobrowolski
(Członek Stowarzyszenia „Bądźmy Legalni”)
Zarzuty GIODO wobec informacji zawartych w mailu od „Bądźmy Legalni”, „Legalni z Prawem” czy „Kancelaria Liberty”
GIODO w swoim ostrzeżeniu stwierdza jednoznacznie:
Zawarte w niej informacje są bowiem nierzetelne, niezgodne z przepisami prawa, w tym z ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jak też mogą naruszać dobre imię firm, na które Stowarzyszenie powołuje się w wysyłanej korespondencji.
Urząd zarzuca także, że przesłane wiadomości wprowadzają w błąd i są nie prawdziwe:
Już ze wstępnej analizy wynika, że podmioty te wprowadzają adresatów wiadomości w błąd, zobowiązując ich do zgłoszenia zbiorów danych do rejestracji, bez względu na to, czy taki obowiązek ich dotyczy, czy nie. Nie informują bowiem, że ustawa o ochronie danych osobowych zwalnia z tego obowiązku, określając, jakich konkretnie sytuacji to dotyczy.
Zapowiadają przy tym, że będą zgłaszały popełnienie rzekomego przestępstwa oraz że będą inicjowały procedurę kontrolną GIODO. Informacje te nie odpowiadają prawdzie, bowiem ani fakt niezgłoszenia zbioru do GIODO nie przesądza o popełnieniu przestępstwa, ani inny podmiot poza GIODO nie decyduje o przeprowadzeniu czynności kontrolnych.
Co ważne podmioty podające się za autorów mailingu – zgodnie z ustaleniami GIODO – nie istnieją, nie są bowiem zarejestrowane w KRS, więc nie funkcjonują w obrocie prawnym. Prowadzony mailing to jedynie dezinformowanie przedsiębiorców i ich zastraszanie.
Z pełną informacją można zapoznać się bezpośrednio na stronie GIODO tutaj.
Aktualizacja 23 maja 2016 r.
Wiadomość przesyłana przedsiębiorcom cały czas ulega modyfikacjom – zapewne z uwagi na duży procent wpadania tych wiadomości do skrzynki SPAM – obecnie nadawca wyznacza termin 3 dni roboczych oraz modyfikuje początek wiadomości:
Pragniemy zauważyć, że Państwa firma nie jest jeszcze zarejestrowana w GIODO a jest do tego prawnie zobligowana.
Każda firma wystawiająca FV lub posiadająca na swoich stronach www elementy takie jak: newsletter, formularz kontaktowy, rejestracyjny, logowanie itp bezwzględnie muszą być zarejestrowane w GIODO.
Każda firma posiada też we własnych zbiorach dane pracowników czy też Klientów.
Zmienione zostały także dane osoby podpisującej się pod mailem:
Z poważaniem
Marcin Nowaczyk
(Kancelaria „Liberty” o/Warszawa)
Co ta informacja oznacza dla przedsiębiorców
Tak jak wspomnieliśmy na wstępie i to wynika także z komunikatu GIODO – nie musimy się obawiać działań takich podmiotów jak „Bądźmy Legalni”, „Legalni z Prawem” czy „Kancelaria Liberty” – mailing wysłany przez te podmioty, a raczej osoby, które za nimi stoją to nic innego jak próba dezinformowania i zastraszania przedsiębiorców.
Pozytywne w tej całej sytuacji jest to, że większa ilość przedsiębiorców uświadomiła sobie, że istnieje taki urząd jak GIODO i jeżeli jest to konieczne, to należy zarejestrować swoje zbiory danych osobowych. Warto to zrobić niezależnie od przesłanego mailingu – każdy lubi jak się dba o jego dane osobowe, a w przypadku przedsiębiorców powinno to być szczególnie pielęgnowane.
Potrzebujesz pomocy przy rejestracji zbiorów danych w GIODO? Nasza Kancelaria chętnie pomoże – skontaktuje się z nami na kontakt@kancelariabugajski.pl
